convert+share

In de industrie zijn de meeste productieprocessen geautomatiseerd. Neem bijvoorbeeld de manier waarop auto's worden gemaakt. Maar automatisering op kantoor is bij veel mensen nog een grote onbekende. Elke stap in de documentworkflow wordt met de hand uitgevoerd. Duplicatie van documenten is onvermijdelijk. Deze manier van werken is echter bijzonder inefficiënt en kost tijd en geld; tijd en geld die kleine tot middelgrote bedrijven vaak wel beter kunnen gebruiken. Op dit punt kan DEVELOP convert+share een enorm verschil betekenen – met een minimum aan inspanning.

Terug

Optimalisatie van uw documentworkflow

De functionaliteit van convert+share is even doeltreffend als gebruiksvriendelijk. Handwerk wordt overbodig. Uw documentworkflow wordt hiermee op een duurzame manier geoptimaliseerd. Documenten kunnen worden gescand als DOCX- of XLSX-bestand en vervolgens rechtstreeks van de multifunctional worden doorgestuurd naar Windows, een e-mailadres, Google Docs, Telekom Cloud, Evernote of Microsoft SharePoint. Zo bespaart u veel tijd en werk, en houdt u meer tijd over voor belangrijker zaken.

Wist u dat? convert+share is een perfecte uitbreiding op store+find, de oplossing van DEVELOP voor elektronisch documentbeheer die uw papierstapels laat verdwijnen.

Beschrijving

Met convert+share scant u uw documenten op een multifunctional, waarna er een doorzoekbaar PDF-bestand van wordt gemaakt. De relevante stukken tekst kunt u vervolgens makkelijk kopiëren naar een ander document. Als u in de tekst iets wilt veranderen, maakt u met de functie Scan-to-Word of Scan-to-Excel heel makkelijk een DOCX- of XLSX-bestand dat u kunt openen en bewerken. Een enorme tijdwinst.

convert+share maakt het mogelijk om meerdere documenten te scannen in één keer. Boven op elk document legt u een vel papier waarop een barcode is geprint. De hele stapel documenten wordt vervolgens in één keer gescand. De verschillende documenten in de scan worden automatisch van elkaar gescheiden en toegevoegd aan het desbetreffende bestand. Uw documenten zijn eenvoudig terug te vinden, ze zijn correct opgeslagen en bovendien heeft dit alles veel minder tijd gekost dan handmatig scannen. De geïntegreerde barcodelezer kan zelfs barcodes lezen die de bestemming van het document aangeven. Zo wordt de hoeveelheid handwerk nog verder verminderd.

Vroeger hebt u uw documenten waarschijnlijk naar uw eigen adres gemaild en vervolgens opgeslagen in de desbetreffende database. Deze omweg wordt nu overbodig. Met convert+share kunt u de documenten die u scant rechtstreeks overbrengen naar Google Docs, Microsoft SharePoint, Microsoft SharePoint Online, Evernote, Telekom Cloud of een Windows-database.

convert+share heeft een functie voor zone-OCR, waarmee u veel sneller informatie uit uw gescande documenten haalt, zoals de naam van de klant of het klantnummer. Een functie die heel handig kan zijn voor het opslaan van documenten in een documentbeheersysteem als store+find. Zone-OCR herkent automatisch bepaalde voorgedefinieerde gebieden (zones) in een document. Zelf trefwoorden of termen voor een index invoeren hoeft niet meer. De desbetreffende informatie wordt rechtstreeks aan uw document gekoppeld. Het archiveren en terugvinden van documenten gaat hiermee veel sneller.
De meeste elektronische archiveringssystemen werken met documenten die zijn opgeslagen als PDF/A-bestand. Veel multifunctionals ondersteunen dit bestandsformaat echter niet. Met convert+share is dit geen probleem. Documenten worden probleemloos gescand als PDF/A-bestand, zodat ze makkelijk kunnen worden opgeslagen in uw archiveringssysteem.

Met convert+share kunt u uw documenten rechtstreeks via de multifunctional in het gewenste bestandsformaat opslaan in store+find, de eigen documentbeheersoftware van DEVELOP. Zo kunt u procesautomatisering en documentbeheer makkelijk combineren.

convert+share is de eenvoud zelve. De oplossing is eenvoudig te configureren, ook voor mensen die geen IT-specialist zijn, en supereenvoudig om te gebruiken. Probeer het gewoon zelf!